انواع داده ها در اكسس:

به طور كلي سه نوع داده اصلي در دنيا داريم كه عبارتند از : متن ، عدد و تاريخ ، اولين قدم در طراحي  بانك اطلاعاتي در اكسس طراحي جداول ( Tabel ) مي باشد .

اگر جداول به صورت صحيح طراحي نشده باشند بانك اطلاعاتي جوابگوي نياز هاي شما نخواهد بود. لذا طراحي جداول در اكسس از اهميت خاصي بر خوردار مي باشد . جداول محل نگهداري داده هاست ، پس مي توان نتيجه گيري كرد استفاده درست از انواع داده ها كمك بسيار زيادي در طراحي بانك هاي اطلاعاتي برخوردار مي باشد . 

جداول در اكسس به سه قسمت تقسيم شده اند . نام فيلد ، نوع داده و توضيحات فيلد . شما بايد ابتدا فيلد هاي خود را تعريف كنيد و سپس نوع فيلد را تعيين كنيد . در اين مقاله هدف ما تشريح انواع داده ها براي فيلد هاي اكسس مي باشد . در صورتي كه براي فيلدي داده صحيح انتخاب نكنيم و بانك اطلاعاتي خود را طراحي و اجرا كنيم و پس از ورود اطلاعات در جداول متوجه شويم كه نوع داده را درست انتخاب نكرده ايم و بخواهيم نوع داده را در جدول تغيير دهيم اكسس به راحتي دست شما را براي اين تغيير باز نخواهد گذارد . اكسس مثل اكسل نيست كه به آساني بتوانيد داده هايش را تغيير دهيد . مثلا شما فيلدي را متني تعريف كرده ايد و بعد متوجه شده ايد بايد نوع فيلد را به جاي متني ، عدي در نظر مي گرفته ايد حال اگر با مراجعه به جدول بخواهيد نوع فيلد را از متني به عددي تبديل كنيد اكسس به آساني اين كار را انجام نخواهد داد چون ممكن است در برخي ركورد ها به جاي عدد حروف نوشته شده باشد .

 بهترين زمان انتخاب نوع داده ، زمان ساخت جدول است . زيرا هنوز جدول خالي است و تغييرات هيچ گونه مشكلي به وجود نمي آورد .در جداول ، شما براي انتخاب نوع داده ۱۱ انتخاب داريد كه البته همانطور كه مي دانيد  Lookup  Wizard  را نمي توان به عنوان داده در نظر گرفت.

اولين نوع داده ، داده هاي متني Text مي باشد . متن مي تواند شامل حروف ، عدد ، نشانه ها و علائم باشد و براي نام ، نشاني ، شماره تلفن ، محصول و داده هايي كه نمي خواهيم هيچ گونه عمل رياضي روي آنها انجام دهيم مناسب مي باشد . دومين نوع داده  Memo مي باشد . اين نوع داده براي درج مقالات ، راهنماي سيستم ، نامه ها و كلا متني هاي طولاني مناسب مي باشد و حداكثر تا ۶۵۵۳۶ كاراكتر را در خود جاي مي دهد .

براي داده هاي عددي مي توان از نوع  Number  و   Currency استفاده نمود .نكته اي كه بايد به آن توجه داشت اين است كه براي فيلد هاي مبلغي مثل مبلغ فاكتور ، ناخالص حقوق ، مبالغ درآمد و هزينه و كلا فيلد هايي كه مي خواهيد مبلغ در آنها وارد كنيد حتما نوع فيلد را  Currency در نظر بگيريد و به هيچ وجه از نوع Number استفاده نكنيد . دليل اصلي اين كار اين است كه فليدي كه نوع آن Number باشد نخواهد توانست ارقام بالا را در خود جاي دهد و اكسس به شما اخطار خواهد داد لذا براي اين گونه فيلد ها حتما از نوع Currency استفاده كنيد . همچنين براي فيلد هاي عددي به جز فيلد هايي كه مبلغي هستند ، حتما از نوع Number استفاده كنيد مثل فيلد هاي تعداد ، درصد و نرخ . نوع ديگر تاريخ و زمان است . براي اينكه اكسس تقويم شمسي را پشتيباني نمي كند پيشنهاد مي كنم نوع فيلد هاي تاريخ را از نوع متني Text در نظر بگيريد . ماژول هاي آماده براي تقويم فارسي وجو دارد كه به آساني به شما كمك مي كند . هر كدام از دوستان كه نياز به ماژول تقويم فارسي دارند از طريق بخش نظرات و يا تماس با پست الكترونيك وبلاگ مي توانند اين ماژول را به همراه راهنماي آن دريافت كنند .

 در اكسس ۲۰۰۳ مشكلي كه وجود داشت ضميمه كردن اطلاعاتي به جداول بود . مثلا براي اين كه عكسي را در فرم اطلاعات پرسنلي وارد كنيم نياز به برنامه نويسي بود . خوشبختانه اين مشكل در اكسس ۲۰۰۷ با ايجاد داده Attachment حل شده است . با انتخاب اين نوع داده مي توان  صوت و تصوير ، پرونده هاي ورد و اكسل را به آساني در جداول وارد نمود . البته بايد توجه داشت اين نوع داده براي فايل هاي بزرگ يا فايل هايي كه نياز به تغيير مداوم دارند به هيچ وجه مناسب نمي باشد . همانطور كه مي دانيد حجم پايگاه داده در اكسس ۲ گيگا بايت مي باشد و اگر شروع به درج فايل هاي حجيم در اكسس كنيد با مشكلات فراواني رو برو خواهيد شد لذا در انتخاب اين نوع داده با احتياط رفتار كنيد . نوع داده ديگري كه وجود دارد AutoNumber مي باشد . اين داده اعداد را به صورت ترتيبي يا تصادفي توليد مي كند و اكسس تضمين مي كند كه در هيچ ركوردي عدد تكراري وجود نداشته باشد . برخي از اين نوع داده براي شماره سريال و كلا براي اعدادي كه مي خواهند پشت سر هم در ركورد ها و به ترتيب بياييد استفاده مي كنند ولي مشكلي كه وجود دارد اين است كه اگر ركوردي از بانك اطلاعاتي حذف شود ديگر اين شماره سريال به ترتيب نخواهد بود و شما را با مشكل مواجه خواهد كرد .